Needed 1
Recepção
- 1 Cliente
- 2 Veículo
- 3 Relato
- 4 Vistoria de entrada
Funcionalidades
O que o Needed Auto faz, fase por fase.
A ordem de serviço tem 4 fases e 11 passos. Cada fase é uma aba, e a OS abre sempre na fase atual. Em volta da OS ficam o veículo, o estoque, as compras, o fiscal e a equipe.
Ordem de serviço
4 fases, 11 passos e uma aba de histórico.
Em cada aba, o passo concluído mostra um resumo, quem fez e quando. O passo atual mostra o que falta e os botões para agir. O passo futuro mostra quem vai fazer.
2
Diagnóstico
- 5 Levantamento
- 6 Orçamento
- 7 Aprovação
3
Execução
- 8 Execução
4
Fechamento
- 9 Conferência e fechamento
- 10 Entrega
- 11 Recebimento
A aba Histórico mostra tudo o que aconteceu na OS, em ordem. Um painel fixo ao lado mostra a etapa atual, o responsável, a data prometida e o valor aprovado. O valor fica oculto para quem não pode ver preço.
Fase 1 · Passos 1 a 4
Recepção
A recepção recebe o veículo no balcão. A OS ganha número quando a vistoria de entrada termina.
1 Cliente
2 Veículo
3 Relato
4 Vistoria de entrada
Uma busca só
Nome, CPF, CNPJ, telefone ou placa no mesmo campo. Pela placa, o sistema já traz o veículo e o dono atual.
Cliente novo com cadastro mínimo
Nome, CPF ou CNPJ e WhatsApp. O resto se completa depois. A recepção já vê a situação financeira do cliente.
Histórico ao escolher o veículo
Aparecem a última passagem, as garantias vigentes e o que foi orçado e recusado da última vez.
Uma OS aberta por veículo
Veículo com OS aberta aparece bloqueado. Se ele voltou para terminar um serviço que esperava peça, o sistema oferece abrir a mesma OS.
Relato do cliente
Texto com as palavras do cliente e botões com as queixas mais comuns. Também fica registrado se o veículo está rodando e quem o trouxe.
Vistoria de entrada
Quilometragem, combustível, estado de cada item e fotos. A foto do painel com o motor ligado é obrigatória. Quem entregou o veículo assina no tablet ou no celular.
Se a quilometragem digitada for menor que a da última passagem, o sistema avisa.
Fase 2 · Passos 5 a 7
Diagnóstico
O eletricista levanta o defeito no tablet do box. A recepção monta o orçamento. O cliente aprova pelo celular.
5 Levantamento
6 Orçamento
7 Aprovação
Levantamento no box
O eletricista escolhe o box e inicia o levantamento. O tempo gasto fica apontado: vira serviço de diagnóstico, se a oficina cobra, ou custo interno.
Medições com faixa esperada
Cada medição mostra a faixa esperada. O resultado sai na hora: dentro, atenção ou fora. Tudo fica gravado no veículo.
Peça certa pela ficha elétrica
Os itens propostos já vêm com a variação da peça. A ficha elétrica do veículo sugere qual é a certa.
Orçamento com versões
O orçamento nasce do levantamento. O consultor revisa preço, desconto e validade. Cada mudança antes da aprovação gera uma versão nova.
Prazo de cada peça
Cada peça mostra se está em estoque ou em que dia chega. O prazo usa o tempo médio e a pontualidade do fornecedor.
Aprovação item a item
O cliente abre o link no celular, sem login, e aprova ou recusa cada item. Se recusar uma peça necessária para um serviço aprovado, o sistema avisa antes de confirmar.
Aceite eletrônico
Ficam gravados o nome, a data, a hora, o IP e o aparelho de quem aprovou. Aprovação por telefone fica registrada com o nome de quem atendeu.
Deixar ou levar o veículo
Se falta peça, o cliente escolhe na aprovação se deixa o veículo ou leva e volta. A oficina pode recomendar uma das opções e dizer o motivo.
O que foi recusado fica guardado
Itens recusados vão para a ficha do veículo, com a frase do cliente. Na próxima passagem, eles aparecem na recepção.
O cliente também escolhe o que fazer com as peças trocadas: levar ou descartar. O link vai pelas mensagens automáticas ou pelo WhatsApp do próprio atendente, quando o plano não tem mensagens automáticas.
Fase 3 · Passo 8
Execução
O eletricista trabalha no tablet do box, numa tela de uma coluna com botões grandes. Ele vê só o carro dele e nenhum valor.
8 Execução
Iniciar, pausar, concluir
Cada serviço tem esses três botões, no tablet do box e na OS.
Tempo de tabela e tempo real
O cliente paga o tempo de tabela do serviço. O tempo apontado mostra a produtividade de cada eletricista.
Peça sem anotação
O mecânico não registra retirada de peça. As peças aprovadas ficam reservadas até o fechamento.
Peça fora do orçamento
Pedir uma peça que não estava no orçamento gera um aditivo. O cliente aprova, ou alguém autoriza dentro da própria alçada, com registro de quem autorizou.
Carro sai esperando peça
Se o cliente leva o carro enquanto a peça não chega, a saída provisória registra data, quilometragem, quem levou, o que foi feito e o que falta.
Volta do carro
Na volta, uma vistoria curta confere quilometragem, painel ligado e avarias novas. A OS volta para o quadro do box.
Tela do eletricista: placa, modelo, queixa em uma linha, serviço atual com cronômetro, serviços que faltam, peças separadas com a prateleira, lançar medição, foto, pedir peça e recado para o consultor.
Fase 4 · Passos 9 a 11
Fechamento
Duas pessoas diferentes: o chefe de oficina confere as peças, e o financeiro fecha a OS. Depois vêm a entrega e o recebimento.
9 Conferência e fechamento
10 Entrega
11 Recebimento
Conferência das peças
O chefe compara o que foi usado com o que foi reservado. Se sobrou, a diferença volta ao estoque. Se usou mais, o excedente só é cobrado com aditivo aprovado.
Fechamento num ato só
A reserva vira baixa do estoque, a NF-e das peças e a NFS-e dos serviços são emitidas e a cobrança é gerada.
Aviso de veículo pronto
Com a OS fechada, o cliente recebe o aviso de que o veículo está pronto para retirar.
Vistoria de saída
Os mesmos itens da entrada, lado a lado com as fotos da chegada. Avaria que já existia fica marcada como anterior à entrada.
Quem retirou e quanto rodou
Nome, documento e assinatura de quem retirou. O sistema alerta se a quilometragem de saída passar de 20 km além da entrada.
Recebimento
A cobrança pode ficar em aberto depois da entrega, como num boleto. Na baixa, o sistema grava o valor cobrado, a taxa, o líquido e a data de crédito.
Sem notas fiscais no plano, o fechamento baixa o estoque e gera a cobrança, e a oficina emite as notas por fora.
Veículo
O histórico técnico fica no veículo.
O veículo é identificado pelo chassi. Cada passagem pela oficina aumenta o histórico dele.
Chassi, placas e donos
A placa atual e as anteriores ficam guardadas, e a busca por qualquer uma encontra o veículo. A troca de dono também fica registrada, e o histórico técnico continua no veículo.
Ficha elétrica
Tensão do sistema, bateria, alternador, motor de partida, imobilizador e itens instalados fora de fábrica. A ficha sugere a peça certa no orçamento.
Medições comparadas
Cada medição fica gravada. Dá para ver a mesma medição em várias passagens e notar o que está piorando.
Garantias por prazo e km
Cada peça e serviço entregue ganha garantia em meses e em quilômetros. Vale o que vencer primeiro.
Quilometragem
Cada passagem grava a quilometragem. O sistema calcula a média de km por dia e usa essa média para estimar o fim da garantia por km.
Orçado e não aprovado
O que o cliente recusou fica na ficha, com a frase dele, para a oficina retomar na próxima passagem.
Veículos com chassi ou placa muito parecidos aparecem como possível duplicidade. Uma pessoa decide se junta os cadastros ou se são veículos diferentes.
Estoque e compras
Estoque que reserva na aprovação e baixa no fechamento.
Cada peça tem saldo, reservado e disponível. O saldo muda conforme a OS anda, sem ninguém lançar movimento no box.
Reserva e baixa
O orçamento não mexe no estoque. A aprovação reserva. O fechamento baixa. O cancelamento devolve as peças ao saldo livre.
Produtos com variações
Um produto tem atributos, como tensão e potência. A oficina ativa só as combinações que vende. Cada variação tem saldo, prateleira e preço próprios.
Unidades, mínimo e peças paradas
Metro e litro como unidade. Estoque mínimo por item, lista do que está abaixo dele e das peças paradas há mais de 180 dias.
Inventário com OS em andamento
Na contagem, ao lado da quantidade contada aparece o que está reservado em OS em execução. Assim a diferença não vira ajuste errado.
Pedido sugerido pela OS
Depende do planoPeça aprovada sem saldo vira pedido sugerido, ligado à OS e em destaque. Os pedidos de reposição, para peças abaixo do mínimo, ficam numa lista separada.
Cotação
Depende do planoVários fornecedores por item, com preço, prazo e pontualidade. Com o carro parado no box, entra na conta o custo de cada dia de espera. O sistema recomenda e quem compra decide.
Entrada por XML
Depende do planoA nota do fornecedor entra pelo XML. Cada item é ligado à peça certa uma vez, e o vínculo se repete nas próximas notas. A conferência física põe a peça no estoque e avisa o cliente.
Fornecedores e serviço externo
Depende do planoPrazo médio e pontualidade são calculados pelas entregas dos últimos 12 meses. Retífica e bobinagem viram pedido de serviço ligado à OS, com ida e volta da peça.
Agenda de retornos
Depende do planoQuando a peça é conferida, o sistema propõe dois horários nos dias com box livre e envia ao cliente. Sem resposta em 24 horas, vira tarefa de ligar.
Entrada manual e inventário estão em todos os planos. Sem compras por XML, a entrada de estoque é manual. Sem agenda com capacidade, o retorno fica como uma data simples na OS.
Fiscal e financeiro
Notas, cobrança, contas e taxas.
A cobrança da oficina ao cliente dela, com o valor líquido calculado em cada recebimento.
NF-e e NFS-e
Depende do planoA mesma OS gera a NF-e das peças e a NFS-e dos serviços, no fechamento. A emissão é pela Plugnotas, com o certificado da oficina.
ISS do município
Depende do planoO ISS segue o município da oficina. Para cliente pessoa jurídica, o sistema verifica a retenção de ISS antes de transmitir a nota.
Cobrança pelo Asaas
Depende do planoBoleto, Pix ou link de cartão pelo Asaas da própria oficina, com baixa automática quando o cliente paga. Sem o Asaas, a baixa é registrada à mão.
Contas
Conta corrente, maquininha, conta digital e caixa em dinheiro. O saldo de cada conta separa o que está disponível do que ainda vai entrar.
Taxas por forma de pagamento
Cada forma de pagamento tem taxa, valor fixo e prazo de crédito, inclusive por número de parcelas. A tabela de taxas tem data de início, e cada baixa usa a taxa válida no dia.
Margem da OS
Venda aprovada menos o custo das peças e o custo da mão de obra. Só quem pode ver custo e margem enxerga esse número.
Contas e taxas, com o cálculo do valor líquido em cada baixa, estão em todos os planos.
Equipe e permissões
Cada função vê o que precisa.
Funções prontas: recepção, eletricista, aprendiz, chefe de oficina, financeiro e proprietário. O proprietário ajusta as permissões de cada função.
Eletricista não vê preço
Eletricista e aprendiz nunca veem preço de venda, custo ou margem, em nenhuma tela.
PIN no tablet do box
Quem trabalha no box entra com um PIN de 4 dígitos. O PIN só funciona nos tablets cadastrados para o box e só abre as telas do box.
Alçada em valor
Desconto e aditivo sem o cliente têm um limite em valor para cada pessoa. Acima do limite, o sistema pede quem pode aprovar.
Quem fez o quê
Toda ação importante grava quem fez, quando e de onde. Isso aparece no histórico da OS e do veículo.
Funcionário desligado
Perde o acesso e sai das listas de escolha. O histórico do que ele fez continua guardado.
Produtividade
O painel do dia mostra, por eletricista, as horas apontadas na semana contra as horas contratadas.
O limite de usuários do plano conta quem entra com senha. O acesso por PIN no tablet do box não conta.
Telas de parede
Uma tela para a sala de espera e um quadro para a oficina.
As duas telas atualizam sozinhas.
- Sala de espera. Depende do plano Uma TV mostra cada veículo pela placa ou por uma senha, com o modelo, a etapa e a previsão. O veículo que espera resposta do cliente aparece no topo.
- O que a sala de espera nunca mostra. Valor, nome do cliente, defeito, peças e pendência financeira.
- Quadro da oficina. Depende do plano Todos os boxes numa TV ou num tablet central: veículo, serviço atual, eletricista e tempo apontado contra o previsto, com os botões iniciar, pausar e concluir.
- Próximos e travados. O quadro separa o que a oficina já pode começar do que espera cliente ou peça. Serviço parado mostra há quanto tempo e por quê.
Mensagens e IA
Mensagens automáticas e Needed IA.
O plano define quantas mensagens automáticas e quantos usos da Needed IA cabem por mês.
Mensagens ao cliente
Depende do planoLink do orçamento, lembrete, data prometida, veículo pronto, cobrança e garantia perto de vencer. A oficina liga ou desliga cada mensagem.
Link pelo WhatsApp do atendente
Sem mensagens automáticas, um botão copia o link de aprovação e abre a conversa no WhatsApp do próprio atendente.
Veículo sem passagem há meses
Depende do planoVeículo sem passagem há alguns meses recebe uma mensagem, com o que ficou pendente da última vez. A oficina define quantos meses.
IA na recepção e no box
Depende do planoPelo relato e pelo histórico do veículo, a IA sugere medições e testes. No box, transforma a anotação ou a fala do eletricista em diagnóstico e sugere os itens.
IA no orçamento e na ficha
Depende do planoEscreve para o cliente a explicação do problema em linguagem simples. Na ficha do veículo, resume garantias, pendências e medições que estão piorando.
Uma pessoa confirma
A IA só sugere. Nada do que ela sugere entra na OS sem uma pessoa confirmar.
Abra a primeira OS hoje.
O plano gratuito tem a OS completa, o estoque, o veículo com histórico e a aprovação pelo celular.